Konferenshjälpmedel: Prylar och program för konferens på distans

I takt med den tekniska utvecklingen, inklusive snabbare uppkopplingar hos allt fler, har det så omtalade fenomenet videokonferenser blivit mer användbart i praktiken. Det är praktiskt, billigt och miljövänligt, och även om det inte går att sköta alla möten på distans kan videokonferensen definitivt vara ett komplement för det moderna företaget.

För den som inte är särskilt tekniskt lagd kan det verka krångligt att arrangera videokonferenser, men det är det absolut inte. Här går vi igenom de tekniska hjälpmedel som behövs och tar upp några exempel på program och tjänster som är bra och enkla att använda.

Vilka prylar behöver jag?

Det bästa med videokonferenser är att man sällan behöver köpa till så mycket teknisk utrustning. Så gott som alla bärbara datorer från det senaste decenniet har integrerad webbkamera och mikrofon. Detsamma gäller surfplattor som iPad och många nyare mobiltelefoner. Använder man stationär dator är det enkelt att komplettera med headset och en extern webbkamera som kopplas in i datorns USB-port.

Naturligtvis finns det också mer avancerade alternativ för den som vill ha stor bild och fler funktioner. Exempelvis går det under lite större möten med många deltagare att koppla datorn till en projektor och placera webbkameran i anslutning till duken, men det förändrar inte grunderna – samma program används och den enda skillnaden är tillbehören.

Något som kan vara bra att tänka på om man vill köra videokonferenser på storbild är upplösning och bandbredd. För att få optimal bildkvalitet bör man använda en högupplöst webbkamera (HD), vilket i sin tur leder till högre krav på uppkopplingen. Visserligen är program som Skype bra på att komprimera överföringarna, men det är stor skillnad mellan videosamtal med två deltagare (0,5 – 1,5 Mbps) och en konferens med sju deltagare (8 Mbps i Skype). Det låter kanske inte så mycket, men på ett kontor där många delar samma uppkoppling sinar bandbredden fort för krävande videolänkar.

Program och tjänster

Det finns en hel del program som klarar av videosamtal och de flesta är gratis att använda, men överlägset störst bland VoIP (Voice over IP)-programmen är den svenska uppfinningen Skype, som numera ägs av Microsoft. Skype har inte lockat till sig hundratals miljoner användare utan anledning – det är riktigt lätt att använda och de grundläggande funktionerna är kostnadsfria. Tyvärr gäller inte det konferensfunktionen gruppvideosamtal, som kostar extra. Skype är ändå värt att titta närmare på tack vare det enkla handhavandet och det gigantiska antalet användare.

Ett annat gratisalternativ är OoVoo som tillåter samtal med upp till 5 kontakter samtidigt. Förutom videosamtal kan du dela filer, skärm och mycket mer.

För de riktigt stora konferenserna finns även de s.k. webinar– eller webbkonferenstjänsterna som kan hantera hundratals deltagare. Fokus här ligger främst på presentationer, men det finns även möjligheter för deltagaren att ställa frågor, dela dokument och interagera på andra sätt. Vissa tjänster, som Adobe Connect och MS Office Live Meeting, kräver särskild mjukvara, men det finns även varianter som körs i webbläsaren och inte kräver någon nedladdning och installation, som GoToWebinar och ClickWebinar. Ingen av de här tjänsterna är gratis, men inte heller särskilt dyra.

Sammanfattningsvis råder det ingen brist på verktyg för att starta och delta i videokonferenser. Dessutom har många redan den utrustning som krävs i form av en bärbar dator, men det går också att komplettera stationära datorer och utöka funktionaliteten med relativt enkla medel.

Inlägget är komponerat av Daniel Engsén – skribent för en guide till konferenslokaler runt om i Sverige och i övriga Norden. Han har en gedigen erfarenhet från konferensbranschen och skriver för många företagsbloggar – både på svenska och engelska.