Företag måste ha bra kundservice – så blir den bättre med 5 tips

När det gäller kundservicen måste den vara enastående. Annars har du en verksamhet som enbart kostar pengar, när den å andra sidan kan tjäna pengar åt dig. Vilket alternativ föredrar du?

Vad händer när kundservicen är bra?
Är kundservicen bra och den överträffar kundens förväntningar kommer du på något sätt höra detta eller märka det. Antingen att kunden blir till sig av hur du har överträffat dennes förväntningar på hur en kundservice kan verka. Denna personen kommer garanterat att prata med sina nära och kära och säga ”De var sjukt bra, för de gjorde det här och det här, utan att jag ens bad om det”. Det är heller ingen hemlighet hur du kan nå dit, ovanför kundens förväntningar när denne har ett problem.

När kunden bli missnöjd
Köper en kund en vara så förväntar sig kunden att varan håller vad som lovats. Gör den inte det så hamnar kunden i en neråtfas mot ren och skär besvikelse för att då vara tvungen att ta kontakt med ditt företags kundservice och få problemet avhjälpt. Men i det här läget handlar det inte ett dugg om vad du säger. För det lyssnar inte kunden på, utan här handlar det uteslutande om vad du gör för kunden. För kunden spelar det absolut ingen roll om du säger att allting skall vara klart på två veckor. Förväntar sig kunden att det skall ta två veckor men det tar tre så kommer din kund som var riktigt missnöjd innan den tog kontakt med din kundservice så kommer kunden numer vara en arg kund och eventuellt lär du inte få höra vad denne tycker om dig. Men det kommer hans nära och kära att få höra. Hur värdelöst denne har blivit behandlade av just Din kundservice när du kunde gjort allt så bra och smidigt från början.

Generella tips för en bättre kundservice
Nu skall du få lite tips på hur din kundservice kan bli ännu bättre.

1, Ring och berätta för kunden hur lång tid det förväntas ta innan problemet är avhjälpt.
Att lova något du inte kan styrka i form av utlåtande från t.ex. en verkstad kan vara ödesdigert. Har kundens vara ett fel vill ju givetvis kunden att produkten skall lagas direkt. Utan att behöva vänta. Men oftast måste man som företagare skicka iväg produkten till en verkstad för att där lagas och rättas till. Att innan du har dubbelkollat med verkstan hur lång tid det väntas ta kan göra din missnöjda kund väldigt arg. Just därför att du har lovat något du inte har kunnat hålla. För innan du kollar med verkstaden om beräknad servicetid har du ingen susning om huruvida verkstaden har underbemannat, hög arbetsbelastning som kommer dra ut på tiden etc. Så därför skall du snällt förklara för kunden att du återkommer senare under dagen med beräknad åtgärdstid EFTER att du har dubbelkollat med verkstaden. Då har du kött på benen som kan göra kunden mer nöjd, trots att varan är ivägskickad. Ytterligare fördel är att du har en bättre kontakt med kunden och kan få chans att sälja mer konstigt nog (Det har hänt mig många gånger).

2, Återkom med jämna mellanrum till kunderna
Genom att sätta upp särskilda tider för att återkoppla till kunderna som har problem kan du skapa dig en fördel som dina konkurrenter inte har och det är att du får en personlig kontakt när du ringer upp och säger ”Hej! Det är lisa på företaget XyZ AB. Jag vill bara berätta att jag har varit i kontakt med verkstaden Skruvmejsel AB som sa att din produkt är ordnad tills i morgon. Sedan skall de skicka varan så jag har den troligtvis hos mig på onsdag eller torsdag men jag återkommer när den har kommit givetvis.”. Sådana samtal existerar inte idag och du kan då skapa dig en bättre position jämfört med konkurrenterna. Möjligheten är dessutom stor att detta diskuteras hemma och vad som då kommer på tals kan vara inköp av en ny vara…

3, Vid återkommande problem
Ibland händer det som inte får hända. Trots att en vara har servats en gång kan det bli fel igen. Kunden kommer inte att vara glad och ditt agerande i det här läget kan vara skillnaden mellan om kunden kommer tillbaka eller om denne väljer en konkurrent nästa gång. Mitt tips då är att du skall ge bort något som kunden inte förväntar sig. Som gör att återbesöket känns lättare för kunden.
Det finns en sajt som heter Gratisguiden som listar en rad olika saker som är gratis. Där kan du hitta något som du kan bjuda dina kunder på. Något som inte ens kostar dig några pengar förutom din tid då, men det kan det ju vara värt för att behålla dina kunder?

4, Fråga dina kunder vad de tyckte om din kundservice
Genom att fråga dina kunder vad de tyckte om din kundservice kan du få tips och idéer på hur din kundservice kan bli bättre.
Lyssna och ta lärdom av vad dina kunder tycker och tänker om bemötandet de har fått och försök bli ännu bättre till nästa gång en kund har ett problem.

5, Testa dina konkurrenter
Testa dina konkurrenter och se vad dessa går för. Troligtvis kommer du se hur deras agerande är och är det bättre än ditt vet du vad du skall ändra på omgående. Är de sämre så har du fått en bra vetskap om hur läget är och förhoppningsvis får du då reda på att din kundservice är den bästa i branschen vilket betyder otroligt mycket för att få behålla sina kunder.

Så det var 5 tips på hur din kundservice kan bli bättre.

Ha det gott så hörs vi snart igen!